HERRAMIENTAS PARA SITUAR EL PRESENTE. TÉCNICA "PRIORIZACIÓN DE TAREAS"

- Objetivo: Ayuda a ser más consciente de la relativa importancia y urgencia de las tareas que ocuparán el día para concentrar los esfuerzos de una forma más útil.

- Tiempo: 45 minutos

- Procedimiento: Se reparten post-its o cualquier tipo de hojas pequeñas. En cada post-it, se escribirá una tarea de las que tenemos que llevar a cabo en nuestro trabajo. Una vez hecho esto, cada tarea se evalúa de 1 a 10 según su grado de importancia y urgencia. (1 sería la nota más baja y 10, la más alta).

La importancia tiene que ver con las demandas interiores, de nosotros hacia nosotros y la urgencia, suele estar más relacionada con demandas que nos llegan el exterior.

Se rellena el siguiente cuadrante pegando los post-its en alguna de las cuatro partes del cuadrante, en la que corresponda de acuerdo a su grado de importancia y urgencia.

Resultados

- Importante y Urgente: Requieren su acción inmediata. Cuanto más tareas hay aquí, mayor será el nivel de estrés. Merece la pena preguntarse si una mejor planificación les habría dotado de menor urgencia.

- Importante pero no Urgente: Estas tareas, suelen relacionarse con objetivos a medio y largo plazo. Debe asegurarse de que dispondrá de tiempo para ir ocupándose de ellas. Si tiene tareas de dirección, debe destinar a esta clasificación tanto tiempo y energía como le sea posible. Estas tareas suelen entrar en conflicto con las de la clasificación siguiente.

- Urgente pero no Importante: No debe permitir que estas tareas le impidan ocuparse de las que se clasifican anteriormente. Pregúntese por que son urgentes. Son tareas que se podrían delegar a otra persona. Si es su jefe quien le ha solicitado estas tareas, puede ser que deba modificar su grado de importancia. Una tarea solicitada por otra persona, tendrá la importancia que tenga para nosotros esa persona.

- Ni Importante ni Urgente: A la papelera. No perdamos en tiempo y energía en estas tareas. A menudo no son más que excusas que nos creamos, para no abordar otras tareas menos apetecibles.